Dunia pendidikan hari ini dituntut untuk tidak hanya unggul dalam ruang kelas, tetapi juga dalam membentuk karakter dan melestarikan nilai-nilai luhur bangsa melalui gerakan nyata. Salah satu wadah terbesar dalam pembentukan karakter tersebut adalah melalui manajemen event atau festival seni budaya di lingkungan sekolah. Menyadari pentingnya pengelolaan kegiatan yang profesional, efektif, dan berdampak luas, saya telah mengikuti kegiatan Workshop Manajemen Event.
Pelatihan ini membuka paradigma baru mengenai bagaimana mengelola sebuah event kolektif mulai dari skala sekolah hingga festival publik dengan menyelaraskan aspek manajerial modern dan semangat regulasi nasional. Sebuah event di dunia pendidikan tidak boleh berjalan tanpa arah. Workshop ini menekankan bahwa komitmen utama penyelenggaraan event seni budaya harus berpijak pada UU No. 5 Tahun 2017 tentang Pemajuan Kebudayaan. Melalui regulasi ini, sekolah memiliki peran strategis sebagai agen pelestari, pengembang, dan pemanfaat objek pemajuan kebudayaan melalui produksi seni yang kreatif.
Guna mendanai ekosistem ini, pemerintah telah menyediakan stimulus melalui Dana Indonesiana (Dana Abadi Kebudayaan), sebuah peluang besar yang bisa diakses oleh institusi pendidikan dan komunitas seni untuk menjaga keberlanjutan produksi seni lokal.
Dalam implementasinya, manajemen acara yang diajarkan mengadopsi prinsip klasik POAC secara ketat. Proses ini diawali dari planning atau perencanaan yang menentukan urgensi, konsep produksi seni, kurasi karya, hingga pemetaan anggaran. Tahap berikutnya adalah organizing atau pengorganisasian melalui pembagian divisi kerja yang jelas sesuai dengan kompetensi keahlian panitia. Setelah itu, actuating atau pelaksanaan berperan menggerakkan seluruh elemen kepanitiaan dan pengisi acara agar berjalan sesuai lini masa. Rangkaian ini ditutup oleh controlling atau pengawasan yang mencakup monitoring berkala, gladi bersih, hingga mitigasi risiko di lapangan.
Jika dahulu keberhasilan sebuah acara seni budaya hanya diukur dari selesainya rundown, kini indikator kesuksesan acara abad ke-21 dinilai berdasarkan dua pilar utama, yaitu penonton dan media. Pilar penonton (audience engagement) mengukur seberapa besar volume pengunjung fisik yang hadir serta seberapa dalam mereka menikmati esensi nilai budaya yang disuguhkan. Sementara itu, pilar media berperan dalam amplifikasi digital untuk menyebarluaskan gaung acara secara masif. Publikasi media yang kuat memungkinkan acara budaya sekolah diakses secara maya, menjangkau audiens yang jauh lebih luas, sekaligus menciptakan dokumentasi digital yang abadi.
Memiliki beberapa strategi
Berdasarkan dinamika pelatihan dan analisis kebutuhan nyata di lapangan, terdapat beberapa rumusan strategi untuk menjawab tantangan utama dalam manajemen acara kebudayaan. Langkah pertama adalah membangun komitmen tim sebagai modal utama perencanaan. Tanpa komitmen, konsep semegah apa pun akan runtuh saat eksekusi. Di lingkungan sekolah atau komunitas, komitmen dibangun melalui penyamaan visi sejak awal agar setiap panitia memahami urgensi acara, penumbuhan rasa memiliki (sense of ownership) dengan melibatkan tim dalam pengambilan keputusan kreatif, serta penerapan sistem apresiasi dan evaluasi terbuka yang transparan tanpa saling menyalahkan.
Strategi kedua menitikberatkan pada peningkatan partisipasi masyarakat agar acara budaya tidak terkesan eksklusif di menara gading. Hal ini dapat dicapai melalui pendekatan berbasis komunitas yang melibatkan sanggar seni lokal, paguyuban orang tua murid, dan tokoh masyarakat sejak tahap perencanaan. Selain itu, penyelenggara perlu merancang kegiatan pra-acara (pre-event) seperti lokakarya mini, lomba di media sosial, atau pertunjukan jalanan pendek untuk memantik rasa penasaran publik. Acara juga harus dikemas secara inklusif dengan menyediakan akses yang mudah, ramah anak, serta terjangkau atau gratis bagi semua kalangan.
Strategi ketiga berfokus pada pengangkatan kearifan lokal budaya Jember sebagai ciri khas utama produksi seni. Budaya Pandalungan sebagai hasil asimilasi masyarakat Jawa dan Madura menghadirkan karakteristik pertunjukan yang egaliter, ekspresif, terbuka, dan dinamis. Karakter unik ini dapat diintegrasikan melalui kesenian rakyat khas seperti can-macanan kadaddung, musik patrol, maupun tari kontemporer yang berakar pada tradisi agraris dan sejarah perkebunan tembakau. Selain itu, semangat kreativitas busana jalanan khas Jember dapat diadopsi ke dalam bentuk karnaval kebudayaan modern yang berbasis bahan daur ulang dan edukasi sekolah.
Strategi keempat berkaitan dengan manajemen hubungan sponsor (sponsorship sustained communication) untuk menjaga keberlanjutan pendanaan di luar kas atau bantuan pemerintah. Penyelenggara disarankan untuk menjaga komunikasi berkelanjutan dan tidak hanya datang saat membutuhkan dana. Setelah acara selesai, tim harus segera mengirimkan laporan resmi beserta ucapan terima kasih yang mendalam. Hubungan baik ini perlu dirawat melalui komunikasi simpatik secara berkala, seperti mengirimkan ucapan selamat pada hari raya keagamaan atau hari jadi perusahaan sponsor, agar nama sekolah tetap menjadi prioritas utama (top of mind) untuk kolaborasi di masa depan.
Sebagai bentuk implementasi nyata di sekolah, rencana tindak lanjut (action plan) disusun melalui tiga langkah strategis. Langkah pertama adalah melakukan diseminasi konsep POAC dan Undang-Undang Pemajuan Kebudayaan kepada rekan sejawat serta pembina OSIS guna menyusun kalender acara sekolah yang lebih terstruktur. Langkah kedua dilanjutkan dengan menyusun proposal pendanaan, seperti mengkaji peluang Program Dana Indonesiana dari Kemendikbudristek untuk mendanai pelestarian budaya Pandalungan. Langkah terakhir adalah merestrukturisasi hubungan kemitraan dengan media lokal dan pihak sponsor agar acara sekolah memiliki dampak publikasi yang luas, baik secara fisik maupun maya.
Secara keseluruhan, acara budaya di sekolah bukan sekadar hiburan semata, melainkan instrumen edukasi dan pemajuan kebudayaan yang nyata. Melalui komitmen yang kuat, manajemen POAC yang disiplin, pengangkatan budaya lokal Pandalungan yang khas, serta pemanfaatan media digital, sekolah dapat melahirkan festival yang tidak hanya sukses mendatangkan penonton, tetapi juga berdampak jangka panjang bagi pelestarian budaya bangsa.
